บริษัทต้องทำบัญชีทุกเดือนหรือไม่? ถ้าไม่ทำจะมีผลอย่างไร

หลายคนเข้าใจว่าเมื่อจดทะเบียนบริษัทแล้ว บริษัทจะต้อง “ปิดบัญชีทุกเดือน” ตามที่กฎหมายกำหนด แต่ในความเป็นจริง คำว่า การทำบัญชีรายเดือน กับ การปิดบัญชีตามรอบปีบัญชี เป็นคนละเรื่องกัน

บริษัทมีหน้าที่จัดให้มีการทำบัญชีและจัดทำงบการเงินตามกฎหมาย โดยบริษัทจำกัดต้องเริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล และต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน รวมถึงปิดบัญชีในรอบ 12 เดือนต่อไปตามที่กฎหมายกำหนด

ส่วนการทำบัญชีรายเดือนเป็นรูปแบบการทำงานที่สำนักงานบัญชีและธุรกิจจำนวนมากใช้ เพื่อรวบรวมเอกสาร บันทึกรายการ ตรวจสอบข้อมูล และจัดเตรียมข้อมูลด้านภาษีอย่างต่อเนื่อง ช่วยไม่ให้เอกสารและรายการบัญชีสะสมจนต้องมาแก้ไขจำนวนมากในช่วงปิดงบการเงิน

ดังนั้น คำตอบสั้น ๆ คือ บริษัทควรจัดการบัญชีอย่างต่อเนื่องเป็นรายเดือน แต่ไม่ควรตีความว่ากฎหมายกำหนดให้บริษัทต้องปิดงบการเงินทุกเดือน

บริษัทต้องทำบัญชีทุกเดือนหรือไม่?

ไม่ควรใช้คำว่า “กฎหมายบังคับให้บริษัทต้องปิดบัญชีทุกเดือน” เพราะหน้าที่ตามกฎหมายไม่ได้กำหนดรอบการปิดบัญชีเป็นรายเดือน

สำหรับบริษัทจำกัด กฎหมายกำหนดให้เริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล และต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือนนับแต่วันเริ่มทำบัญชี จากนั้นปิดบัญชีทุกรอบ 12 เดือนนับแต่วันปิดบัญชีครั้งก่อน เว้นแต่กรณีที่กฎหมายกำหนดหรือได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนรอบปีบัญชี

อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ การทำบัญชีรายเดือนเป็นสิ่งที่บริษัทควรทำอย่างสม่ำเสมอ เพราะแต่ละเดือนอาจมีรายการซื้อ ขาย ค่าใช้จ่าย เงินเดือน การรับ–จ่ายเงิน และรายการผ่านธนาคารที่ต้องนำมาบันทึกบัญชี

การปล่อยให้เอกสารสะสมหลายเดือนอาจทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก และเพิ่มโอกาสที่เอกสารบางรายการจะตกหล่น

หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการทำบัญชีรายเดือน สามารถอ่านเพิ่มเติมที่ “การทำบัญชีรายเดือนคืออะไร? บริษัทต้องทำอะไรบ้าง และมีค่าใช้จ่ายเท่าไร”

กฎหมายกำหนดให้บริษัททำบัญชีอย่างไร?

พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดหน้าที่เกี่ยวกับการจัดทำบัญชีไว้หลายส่วน ไม่ได้มีเพียงเรื่องการบันทึกตัวเลขในบัญชีเท่านั้น

บริษัทต้องจัดให้มีการทำบัญชีตั้งแต่วันที่เริ่มมีหน้าที่จัดทำบัญชี และต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด

นอกจากนี้ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียังต้องส่งมอบเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน เพื่อให้บัญชีสามารถแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการได้ตามความเป็นจริงและมาตรฐานการบัญชี

จึงอาจสรุปหน้าที่สำคัญได้ว่า

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง และต้องนำส่งงบการเงินต่อนายทะเบียนภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่งบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่

ถ้าไม่ทำบัญชีทุกเดือนจะเกิดอะไรขึ้น?

ต้องแยกให้ชัดระหว่าง “ไม่ทำบัญชีรายเดือน” กับ “ไม่ปฏิบัติหน้าที่ด้านบัญชีตามกฎหมาย”

การที่บริษัทไม่ได้จัดทำงานบัญชีเป็นรายเดือนในรูปแบบสำนักงานบัญชี ไม่ได้แปลว่าจะผิดกฎหมายทันทีเพียงเพราะไม่ได้ปิดบัญชีทุกเดือน

แต่ถ้าการไม่จัดการบัญชีอย่างต่อเนื่องทำให้เกิดปัญหา เช่น เอกสารสูญหาย บันทึกรายการไม่ครบ บัญชีไม่สะท้อนธุรกรรมจริง หรือไม่สามารถจัดทำและนำส่งงบการเงินตามกำหนด ก็อาจทำให้บริษัทมีปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎหมายได้

ดังนั้น สิ่งที่ควรระวังคือ อย่าปล่อยให้บัญชีค้างจนไม่สามารถจัดทำบัญชีและงบการเงินตามหน้าที่ได้

บริษัทไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีหรือไม่?

การไม่มีรายได้ไม่ได้หมายความว่าบริษัทหมดหน้าที่ด้านบัญชีโดยอัตโนมัติ

บริษัทอาจไม่มีรายได้ แต่ยังมีรายการอื่น เช่น

รายการเหล่านี้อาจต้องนำมาพิจารณาและบันทึกบัญชีตามข้อเท็จจริง

แม้บริษัทจะไม่มีรายการค้าหรือไม่มีรายได้เลยก็ตาม ก็ควรตรวจสอบหน้าที่ด้านบัญชี งบการเงิน และภาษีของบริษัทให้ครบถ้วน ไม่ควรถือว่า “ไม่มีรายได้ = ไม่ต้องทำอะไร”

บริษัทควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีเมื่อไร?

ถ้าบริษัทใช้บริการสำนักงานบัญชี ควรจัดส่งเอกสารอย่างสม่ำเสมอ ทุกเดือนหรือเป็นรอบที่ตกลงกับสำนักงานบัญชี

เอกสารที่ควรจัดเตรียม เช่น

การส่งเอกสารอย่างต่อเนื่องช่วยให้สำนักงานบัญชีสามารถตรวจสอบรายการได้ทันเวลา และช่วยลดปัญหาเอกสารตกหล่น

ตามกฎหมาย ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีหน้าที่ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องครบถ้วนด้วย

ทำบัญชีรายเดือนมีประโยชน์อย่างไร?

แม้การทำบัญชีรายเดือนจะไม่ใช่การ “ปิดงบการเงินทุกเดือน” แต่การจัดการบัญชีเป็นประจำมีประโยชน์ต่อบริษัทหลายด้าน

1. รู้สถานะทางการเงินของธุรกิจ

เจ้าของกิจการสามารถดูข้อมูลรายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และกระแสเงินสดได้อย่างต่อเนื่อง

2. ลดปัญหาเอกสารตกหล่น

เมื่อรวบรวมเอกสารทุกเดือน จะตรวจสอบได้ง่ายกว่าการเก็บเอกสารไว้หลายเดือนแล้วค่อยส่งครั้งเดียว

3. เตรียมข้อมูลด้านภาษีได้ทันเวลา

ข้อมูลบัญชีที่เป็นปัจจุบันช่วยให้การจัดเตรียมแบบภาษีและเอกสารประกอบทำได้เป็นระบบมากขึ้น

4. ลดภาระช่วงปิดงบการเงิน

หากมีการบันทึกและตรวจสอบรายการอย่างต่อเนื่อง ช่วงปิดงบประจำปีจะไม่ต้องกลับมาไล่เอกสารย้อนหลังจำนวนมาก

5. ช่วยตัดสินใจทางธุรกิจ

เจ้าของกิจการสามารถใช้ข้อมูลทางบัญชีประกอบการตัดสินใจ เช่น ควบคุมค่าใช้จ่าย วางแผนกระแสเงินสด และประเมินผลการดำเนินงาน

ถ้าปล่อยบัญชีค้างหลายเดือน ควรทำอย่างไร?

หากบริษัทไม่ได้ทำบัญชีมาหลายเดือน ไม่ควรปล่อยให้ค้างต่อไป

สิ่งแรกที่ควรทำคือรวบรวมเอกสารย้อนหลังทั้งหมด เช่น Statement ธนาคาร เอกสารรายรับ รายจ่าย ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง แล้วให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบว่ามีรายการใดที่ยังไม่ได้บันทึกหรือมีแบบภาษีใดที่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม

จากนั้นควรจัดลำดับการแก้ไขบัญชีตามช่วงเวลา เพื่อให้ข้อมูลกลับมาเป็นปัจจุบัน และตรวจสอบว่ามีงบการเงินหรือแบบภาษีที่ยังไม่ได้ยื่นหรือไม่

ไม่ควรแก้ปัญหาด้วยการนำตัวเลขมารวมกันแล้วบันทึกย้อนหลังแบบไม่มีเอกสารรองรับ เพราะบัญชีควรสะท้อนรายการที่เกิดขึ้นจริงและมีเอกสารประกอบอย่างเหมาะสม

สรุป

บริษัทไม่ได้มีหน้าที่ต้อง “ปิดบัญชีทุกเดือน” ตามกฎหมาย โดยบริษัทจำกัดมีหน้าที่จัดให้มีการทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล และปิดบัญชีตามรอบ 12 เดือนตามที่กฎหมายกำหนด

อย่างไรก็ตาม การทำบัญชีอย่างต่อเนื่องเป็นรายเดือนเป็นแนวทางที่เหมาะสมในทางปฏิบัติ เพราะช่วยให้บริษัทจัดการเอกสาร ตรวจสอบรายการ เตรียมข้อมูลภาษี และติดตามฐานะทางการเงินได้อย่างเป็นระบบ

หากบริษัทไม่มีรายได้หรือไม่มีรายการค้าก็ไม่ควรสรุปเองว่าไม่ต้องทำบัญชีหรือไม่ต้องดำเนินการใด ๆ ควรตรวจสอบหน้าที่ของบริษัทในแต่ละกรณีให้ครบถ้วน

สำหรับบริษัทที่ต้องการจัดการบัญชีให้เป็นระบบ การส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอและตรวจสอบบัญชีเป็นรายเดือน จะช่วยลดปัญหางานค้างและทำให้การปิดงบการเงินประจำปีง่ายขึ้น

แหล่งอ้างอิง

ให้ SmartAcc ดูแลบัญชีและธุรกิจของคุณตั้งแต่วันแรก

หากคุณกำลังวางแผนเริ่มต้นธุรกิจ SmartAcc Accounting & Audit Co., Ltd. พร้อมให้บริการครบวงจร ทั้งจดทะเบียนบริษัท แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลบริษัท รับทำบัญชีรายเดือน ยื่นภาษี และตรวจสอบงบการเงิน โดยทีมงานมืออาชีพที่พร้อมให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด

📌 แอดไลน์ : @smartacc
📞 095-814-4519
📞 081-296-6739
📞 082-971-9614