การทำบัญชีรายเดือนคืออะไร? บริษัทต้องทำอะไรบ้าง และมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

การทำบัญชีรายเดือน คือกระบวนการรวบรวม ตรวจสอบ และบันทึกรายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน เช่น รายรับ รายจ่าย การซื้อสินค้า การขายสินค้า ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ รายการผ่านธนาคาร รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี เพื่อนำข้อมูลมาจัดทำบัญชีและรายงานทางการเงินของกิจการอย่างเป็นระบบ

สำหรับบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจ คำว่า “ทำบัญชีรายเดือน” อาจทำให้เข้าใจว่าเป็นเพียงการบันทึกรายรับและรายจ่าย แต่ในทางปฏิบัติการทำบัญชีมีรายละเอียดมากกว่านั้น ตั้งแต่การจัดเตรียมเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้อง บันทึกรายการบัญชี กระทบยอดข้อมูล ไปจนถึงการจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีและการจัดทำงบการเงินประจำปี

ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงควรเข้าใจว่า การทำบัญชีรายเดือนมีขั้นตอนอะไรบ้าง บริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไร และสำนักงานบัญชีคิดค่าบริการจากปัจจัยใด เพื่อให้สามารถวางแผนค่าใช้จ่ายและเลือกสำนักงานบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจได้

การทำบัญชีรายเดือนคืออะไร?

การทำบัญชีรายเดือน คือการนำรายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนมารวบรวม ตรวจสอบ และบันทึกบัญชีตามหลักเกณฑ์ทางบัญชี โดยมีเอกสารประกอบรายการ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ใบแจ้งหนี้ เอกสารรับเงิน และรายการเดินบัญชีธนาคาร

โดยทั่วไป กระบวนการทำบัญชีรายเดือนอาจประกอบด้วยการตรวจสอบเอกสาร บันทึกบัญชี ตรวจสอบยอดเงินและรายการธนาคาร รวมถึงจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการยื่นแบบภาษีของกิจการ

สิ่งสำคัญคือ “การทำบัญชีรายเดือน” เป็นคำที่ใช้เรียกกระบวนการทำงานทางบัญชีในแต่ละรอบเดือน ไม่ได้หมายความว่ากฎหมายกำหนดให้ทุกกิจการต้องจัดทำงบการเงินใหม่ทุกเดือน แต่บริษัทมีหน้าที่จัดให้มีการทำบัญชีและจัดเก็บเอกสารทางบัญชีให้เป็นไปตามกฎหมายและมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

การทำบัญชีอย่างต่อเนื่องยังช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นข้อมูลทางการเงินได้ใกล้เคียงกับสถานการณ์จริงมากขึ้น และสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้

บริษัทต้องทำบัญชีทุกเดือนหรือไม่?

คำถามนี้มีคนเข้าใจผิดค่อนข้างมาก เพราะการ “ทำบัญชีรายเดือน” กับ “หน้าที่ตามกฎหมายในการจัดทำบัญชีและงบการเงิน” ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

สำหรับบริษัท การจัดทำบัญชีเป็นหน้าที่ตามกฎหมาย โดยต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด และต้องจัดทำบัญชีให้สะท้อนผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการอย่างถูกต้อง

ในทางปฏิบัติ สำนักงานบัญชีจึงมักแบ่งการทำงานออกเป็นรอบรายเดือน เพื่อให้เอกสารและรายการทางธุรกิจได้รับการบันทึกและตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ไม่ปล่อยให้เอกสารสะสมจนถึงช่วงปิดงบการเงิน

ดังนั้น แม้บริษัทจะไม่มีรายการซื้อขายจำนวนมาก การจัดระบบบัญชีและเอกสารอย่างต่อเนื่องก็ยังมีความสำคัญ เพราะบริษัทอาจมีรายการอื่นที่ต้องตรวจสอบ เช่น ค่าใช้จ่ายธนาคาร ค่าบริการ ค่าใช้จ่ายสำนักงาน เงินเดือน หรือรายการทางการเงินอื่น ๆ

สรุปง่าย ๆ: บริษัทไม่ควรมองการทำบัญชีรายเดือนเพียงว่า “มีกฎหมายบังคับให้ปิดบัญชีทุกเดือนหรือไม่” แต่ควรมองว่าเป็นกระบวนการที่ช่วยให้บริษัทมีข้อมูลบัญชีที่ถูกต้องและพร้อมสำหรับภาษีและการจัดทำงบการเงิน

การทำบัญชีรายเดือนมีขั้นตอนอะไรบ้าง?

ขั้นตอนการทำบัญชีรายเดือนอาจแตกต่างกันไปตามประเภทและขนาดของธุรกิจ แต่โดยทั่วไปสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนสำคัญดังนี้

1. รวบรวมเอกสาร

บริษัทต้องรวบรวมเอกสารที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจในแต่ละเดือน เช่น

การรวบรวมเอกสารให้ครบตั้งแต่ต้นช่วยลดปัญหาเอกสารตกหล่นและทำให้สำนักงานบัญชีสามารถตรวจสอบรายการได้ง่ายขึ้น

2. ตรวจสอบเอกสาร

เมื่อได้รับเอกสารแล้ว จะต้องตรวจสอบว่าเอกสารมีข้อมูลครบถ้วนและสอดคล้องกับรายการที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี จำนวนเงิน วันที่ รายละเอียดสินค้าและบริการ รวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารซื้อขายกับหลักฐานการชำระเงิน

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญ เพราะเอกสารที่ไม่ครบหรือข้อมูลไม่ถูกต้องอาจส่งผลต่อการบันทึกบัญชีและการจัดทำภาษี

3. บันทึกรายการบัญชี

หลังจากตรวจสอบเอกสารแล้ว จึงนำรายการที่เกิดขึ้นมาบันทึกบัญชีตามประเภทของธุรกรรม เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินทรัพย์ และรายการทางการเงินอื่น ๆ

การบันทึกบัญชีควรสะท้อนรายการที่เกิดขึ้นจริงและเป็นไปตามหลักเกณฑ์ทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง

4. จัดทำรายงานและตรวจสอบความถูกต้อง

หลังจากบันทึกบัญชีแล้ว ควรมีการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง เช่น

การตรวจสอบเหล่านี้ช่วยค้นหาข้อผิดพลาดก่อนที่จะสะสมจนส่งผลต่อการปิดงบการเงิน

5. จัดเตรียมข้อมูลสำหรับภาษีที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลจากบัญชีรายเดือนสามารถนำไปใช้ประกอบการจัดทำและยื่นแบบภาษีที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือภาษีประเภทอื่นตามลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม ภาษีแต่ละประเภทมีเงื่อนไขและกำหนดเวลายื่นแบบแตกต่างกัน บริษัทจึงควรตรวจสอบว่าธุรกิจของตนมีหน้าที่เกี่ยวกับภาษีประเภทใดบ้าง

เอกสารที่บริษัทต้องส่งให้สำนักงานบัญชีมีอะไรบ้าง?

เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน แต่โดยทั่วไปควรเตรียมเอกสารสำคัญ เช่น

เอกสารรายรับ

เอกสารรายจ่าย

เอกสารธนาคาร

เอกสารอื่น ๆ

หลักสำคัญคือ ควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีอย่างครบถ้วนและเป็นระบบ เพราะเอกสารเหล่านี้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีและการจัดทำรายงานทางการเงิน

ถ้าบริษัทไม่มีรายการค้า ยังต้องทำบัญชีหรือไม่?

บริษัทที่ไม่มีรายได้หรือไม่มีรายการซื้อขาย ไม่ได้หมายความว่าสามารถละเลยหน้าที่ด้านบัญชีและการจัดทำงบการเงินได้โดยอัตโนมัติ

ในกรณีที่บริษัทไม่มีรายการค้าหรือไม่มีรายได้ ควรตรวจสอบก่อนว่ามีรายการอื่นเกิดขึ้นหรือไม่ เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ค่าบริการ ค่าเช่า เงินเดือน หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพราะรายการเหล่านี้ก็สามารถเป็นรายการทางบัญชีได้

นอกจากนี้ บริษัทที่ยังดำเนินกิจการอยู่ยังมีหน้าที่เกี่ยวกับการจัดทำบัญชีและงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนด แม้ในปีนั้นจะไม่มีรายได้ก็ตาม

ดังนั้น หากบริษัทไม่มีรายได้ ไม่มีรายการซื้อขาย หรือหยุดดำเนินกิจการชั่วคราว ก็ควรแจ้งสำนักงานบัญชีให้ตรวจสอบสถานะของบริษัทและดำเนินการด้านบัญชีและภาษีให้ถูกต้อง แทนที่จะปล่อยให้ไม่มีการจัดการใด ๆ

ค่าทำบัญชีรายเดือนคิดจากอะไร?

ค่าทำบัญชีรายเดือนไม่ได้มีราคามาตรฐานเดียวสำหรับทุกบริษัท โดยสำนักงานบัญชีแต่ละแห่งอาจกำหนดราคาแตกต่างกันตามปริมาณงานและความซับซ้อนของธุรกิจ

ปัจจัยที่มักนำมาพิจารณา ได้แก่

1. จำนวนรายการทางบัญชี

บริษัทที่มีรายการซื้อขายจำนวนมากย่อมมีเอกสารและรายการให้ตรวจสอบมากกว่าบริษัทที่มีรายการน้อย

2. จำนวนเอกสาร

จำนวนใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารประกอบอื่น ๆ มีผลต่อเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบและบันทึกบัญชี

3. ประเภทของธุรกิจ

ธุรกิจแต่ละประเภทมีความซับซ้อนแตกต่างกัน เช่น ธุรกิจบริการ ธุรกิจซื้อขายสินค้า ธุรกิจนำเข้า–ส่งออก หรือธุรกิจที่มีสินค้าคงเหลือ

4. จำนวนพนักงาน

หากสำนักงานบัญชีต้องดูแลเรื่องเงินเดือน ประกันสังคม และเอกสารที่เกี่ยวข้อง จำนวนพนักงานก็อาจมีผลต่อค่าบริการ

5. ภาษีและบริการที่ต้องจัดการ

บริษัทที่มีภาระภาษีหลายประเภทหรือมีธุรกรรมซับซ้อน อาจมีค่าบริการสูงกว่าบริษัททั่วไป

6. งานอื่นที่รวมอยู่ในค่าบริการ

ควรสอบถามให้ชัดเจนว่าค่าทำบัญชีรายเดือนรวมบริการอะไรบ้าง เช่น การยื่นภาษี การจัดทำเงินเดือน การยื่นประกันสังคม หรือการปิดงบการเงินประจำปี

ค่าทำบัญชีรายเดือนประมาณเท่าไร?

ค่าทำบัญชีรายเดือนในตลาดมีความแตกต่างกันค่อนข้างมาก จึงไม่ควรตัดสินจาก “ราคาถูกที่สุด” เพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างช่วงราคาที่พบได้ทั่วไปอาจเป็นดังนี้

ลักษณะกิจการค่าทำบัญชีโดยประมาณ/เดือน
บริษัทขนาดเล็ก รายการน้อย2,500–3,000 บาท
บริษัททั่วไป รายการปานกลาง3,000–5,000 บาท
บริษัทที่มีรายการจำนวนมาก5,000 บาทขึ้นไป
ธุรกิจที่มีความซับซ้อนสูงอาจสูงกว่านี้ตามขอบเขตงาน

หมายเหตุ: ตัวเลขดังกล่าวเป็นเพียงช่วงราคาโดยประมาณ ไม่ใช่อัตราค่าบริการที่กำหนดตามกฎหมาย ราคาจริงขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร ประเภทธุรกิจ จำนวนพนักงาน ภาษี และขอบเขตบริการของสำนักงานบัญชีแต่ละแห่ง

นอกจากนี้ควรถามให้ชัดเจนว่า ราคาที่เสนอรวมค่าปิดงบการเงินและค่าบริการยื่นแบบต่าง ๆ แล้วหรือยัง เพราะบางสำนักงานอาจแยกค่าบริการบางรายการออกจากค่าทำบัญชีรายเดือน

เลือกสำนักงานบัญชีอย่างไร?

การเลือกสำนักงานบัญชีไม่ควรพิจารณาเฉพาะราคาค่าบริการ แต่ควรดูทั้งคุณภาพ ความรับผิดชอบ และขอบเขตงานที่ได้รับ

สิ่งที่ควรสอบถามก่อนตัดสินใจ ได้แก่

1. มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายหรือไม่
ควรตรวจสอบว่าสำนักงานมีผู้ทำบัญชีที่สามารถรับผิดชอบงานของบริษัทได้

2. ค่าบริการรวมอะไรบ้าง
ถามให้ชัดเจนว่ารวมการทำบัญชีรายเดือน การยื่นภาษี การทำเงินเดือน การปิดงบ และงานอื่น ๆ หรือไม่

3. มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอะไรบ้าง
เช่น ค่าปิดงบ ค่าสอบบัญชี ค่ายื่นแบบล่าช้า หรือค่าบริการกรณีมีเอกสารจำนวนมาก

4. มีระบบรับส่งเอกสารอย่างไร
สำนักงานที่มีระบบจัดเก็บเอกสารและติดตามงานที่ชัดเจนจะช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือตกหล่น

5. ให้คำปรึกษาด้านบัญชีและภาษีหรือไม่
สำนักงานบัญชีที่ดีไม่ควรทำเพียงบันทึกข้อมูล แต่ควรสามารถอธิบายให้เจ้าของกิจการเข้าใจว่าตัวเลขทางบัญชีและภาษีมีผลต่อธุรกิจอย่างไร

6. ติดต่อสำนักงานได้สะดวกหรือไม่
เมื่อมีปัญหาเรื่องเอกสาร ภาษี หรือรายการทางธุรกิจ เจ้าของกิจการควรสามารถติดต่อผู้รับผิดชอบได้ง่าย

สรุป

การทำบัญชีรายเดือนคือการจัดการข้อมูลและเอกสารทางบัญชีของบริษัทในแต่ละรอบเดือน ตั้งแต่การรวบรวมเอกสาร ตรวจสอบรายการ บันทึกบัญชี ตรวจสอบความถูกต้อง และจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษี

แม้คำว่า “ทำบัญชีรายเดือน” จะเป็นรูปแบบการทำงานที่ใช้กันทั่วไป แต่บริษัทไม่ควรมองเพียงเรื่องว่าต้องทำบัญชีทุกเดือนหรือไม่ สิ่งสำคัญกว่าคือการจัดทำบัญชีและเก็บเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน รวมถึงปฏิบัติตามหน้าที่ด้านบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้องกับบริษัท

สำหรับค่าใช้จ่าย ค่าทำบัญชีรายเดือนขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร ปริมาณรายการ ประเภทธุรกิจ จำนวนพนักงาน ความซับซ้อนของภาษี และขอบเขตบริการของสำนักงานบัญชี ดังนั้นก่อนเลือกสำนักงานบัญชีควรเปรียบเทียบทั้งราคาและสิ่งที่ได้รับ ไม่ควรเลือกจากราคาถูกที่สุดเพียงอย่างเดียว

หากบริษัทมีระบบบัญชีที่ดีตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยให้เจ้าของกิจการติดตามฐานะการเงิน วางแผนภาษี และเตรียมข้อมูลสำหรับการจัดทำงบการเงินประจำปีได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

ให้ SmartAcc ดูแลบัญชีและธุรกิจของคุณตั้งแต่วันแรก

หากคุณกำลังวางแผนเริ่มต้นธุรกิจ SmartAcc Accounting & Audit Co., Ltd. พร้อมให้บริการครบวงจร ทั้งจดทะเบียนบริษัท แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลบริษัท รับทำบัญชีรายเดือน ยื่นภาษี และตรวจสอบงบการเงิน โดยทีมงานมืออาชีพที่พร้อมให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด

📌 แอดไลน์ : @smartacc
📞 095-814-4519
📞 081-296-6739
📞 082-971-9614